Deze privacy policy beschrijft hoe ACEG B.V. (hierna “ACEG”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelt en verwerkt op haar website (de “Website”) en in de uitvoering van haar (klanten)relaties.
Wij achten de bescherming van jouw privacy uiterst belangrijk en willen je (als gebruiker van onze Website) informeren over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken om je zo in staat te stellen de controle te behouden over jouw persoonsgegevens.
ACEG spant zich in om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Nederlandse en Europese regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG“) (samen de “Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving”).
Lees deze privacy policy zorgvuldig door. Ze beschrijft niet alleen jouw rechten, maar ook de manier waarop je deze rechten kan uitoefenen. Door gebruik te maken van onze Website, jouw persoonsgegevens te delen, en/of door akkoord te gaan metdeze verklaring, erken je kennis genomen te hebben van en ga je akkoord met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
ACEG is een besloten vennootschap naar Nederlands recht en handelt als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten die in deze privacy policy beschreven worden. De verwerkingsverantwoordelijke is diegene die het doel en de middelen van de verwerkingsactiviteit bepaalt.
| Vennootschapsnaam | ACEG B.V. |
| Adres | Rembrandtlaan 00046, 3723BK BILTHOVEN |
| Ondernemingsnummer | NL855890228B01 |
ACEG heeft contactpersoon verantwoordelijk voor gegevensbescherming aangesteld met wie je contact kan opnemen voor vragen over deze privacy policy, jouw privacy en over hoe ACEG jouw persoonsgegevens verwerkt.
Afhankelijk van welke gegevens je met ons deelt en de functionaliteiten die je op onze Website gebruikt, verwerkt ACEG verschillende persoonsgegevens.
Als wij persoonsgegevens verwerken, gaat dit mogelijks over onderstaande gegevens:
In principe zijn de persoonsgegevens die we verwerken rechtstreeks van jou afkomstig of worden ze automatisch door ons verzameld (in het geval van technische of gebruiksinformatie).
Dit artikel 4 beschrijft voor welke doeleinden we jouw persoonsgegevens verwerken in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
Welke persoonsgegevens ACEG verwerkt, is afhankelijk van welke persoonsgegevens je wenst te delen en je gebruik van onze Website, tools, dienstverlening en platform. Houd er rekening mee dat onze systemen (inclusief onze Website) en dienstverlening kan evolueren en dat er van tijd tot tijd meer functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. In dat geval kandeze lijst ook evolueren en zal deze waar nodig worden bijgewerkt in overeenstemming met artikel 16, waarbij jouw aanvullende toestemming wordt gevraagd indien vereist.
Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden heeft ACEG jouw toestemming nodig. De toestemming die je geeft is altijd vrij enkosteloos en je hebt het recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken. Je kan jouw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@aceg.nl. Jouw intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens voorafgaand aan deze intrekking of op onze verwerkingsactiviteiten die zijn gebaseerd op een andere rechtsgrond.
| Doeleinde | Categorie persoonsgegevens | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Werking en gebruik van onze Website en systemen | – Technische gegevens – Gebruiksgegevens | Uitvoering van een contract of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) | – De bewaartermijn varieert van zo lang als de duur van een sessie/websitebezoek, tot zo lang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jouw en ACEG. – Technische informatie wordt in ieder geval verwijderd of gepseudonimiseerd 12 maanden na verzameling. – Voor informatie over de bewaartermijn van persoonsgegevens die via cookies worden verwerkt, verwijzen wij naar ons cookiebeleid. |
| Om jouw contactverzoeken en vragen te beheren en beantwoorden (bijv. nadat je een contactformulier hebt ingediend via de Website). | – Identificatie- en contactgegevens – Professionele gegevens – Alle feedback en informatie die je tijdens ons contact deelt | Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een contract (zoals van toepassing) | – Zo lang als nodig is om contact met jou op te nemen (m.b.t. een ingediend contactverzoek of vraag). – Je persoonsgegevens worden in ieder geval uiterlijk 2 jaar na ons laatste contact verwijderd. |
| Beheer en inplannen van afspraken en demosessies en voor de opvolging daarvan (door het toesturen van gerelateerde (achtergrond)informatie zoals offertes). | – Identificatie- en contactgegevens – Professionele gegevens – Technische gegevens – Alle feedback en informatie die je tijdens ons contact deelt | Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een contract (zoals van toepassing) | – Zo lang als nodig is om contact met je op te nemen en onze afspraken te beheren. – Je persoonsgegevens worden in ieder geval uiterlijk 2 jaar na ons laatste contact verwijderd. |
Registreren en aanmaken van een gebruikersaccount op het ACEG platform en om in te kunnen inloggen op het ACEG-platform via je gebruikersaccount. Je bent voor deze verwerkingsactiviteiten typisch een werknemer, freelancer, consultant of andere vertegenwoordiger van ACEG, een ACEG partner, ACEG-klant of ACEG-expert partner die een commerciële overeenkomst heeft gesloten met ACEG om het platform te gebruiken (om haar administratie te vergemakkelijken) en die je heeft uitgenodigd om het platform te gebruiken. Voor meer informatie over hoe we je persoonsgegevens verwerken via ons platform, verwijzen wij naar onze platform privacy policy. | – Identificatie- en contactgegevens – Login- en accountgegevens – Professionele gegevens – Technische gegevens | Uitvoering van een contract | – Zo lang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die is gesloten tussen ACEG en de organisatie namens wie je het Platform gebruikt. – In ieder geval worden jouw persoonsgegevens niet later verwijderd dan (i) twee (2) jaar na beëindiging van de overeenkomst met jouw organisatie of (ii) twee (2) jaar na jouw laatste login op het Platform. – Als jouw organisatie verzoekt om jouw account te verwijderen, zullen wij jouw account in principe binnen 30 dagen verwijderen. |
| Verkoop van producten via onze webshop. | – Identificatie- en contactgegevens – Betaalgegevens (deze gegevens worden opgevraagd, maar gaan rechtstreeks naar onze betaalprovider en worden niet bewaard op de systemen van ACEG) – Facturatiegegevens – Professionele gegevens – Informatie over de bestelde producten | Uitvoering van een contract | – Je persoonsgegevens worden uiterlijk 2 jaar na levering van jouw bestelling verwijderd. |
| Uitvoering van onze diensten. | – Identificatie- en contactgegevens – Professionele gegevens – Betaalgegevens – Alle andere informatie die je met ons deelt in de uitvoering van onze diensten | Uitvoering van een contract | – Zolang als nodig is voor de uitvoering van onze diensten en (klant)relatie. – Je persoonsgegevens worden in ieder geval tien (10) jaar na afloop of beëindiging van onze klantrelatie verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn geldt in overeenstemming met toepasselijke wetgeving. |
| Verwerven van analytische en statistische inzichten voor de organisatie en verbetering van onze dienstverlening, Website en jouw gebruikservaring. | – Technische gegevens – Gebruiksgegevens – Alle aanvullende informatie die je met ons deelt tijdens het geven van feedback over onze website, platform, systemen en dienstverlening | Toestemming (gegeven via de cookie banner op onze Website) De toestemming die je geeft is altijd vrij. Je hebt te allen tijde het recht om kosteloos je toestemming in te trekken door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@aceg.nl | – De bewaartermijn varieert van zo lang als de duur van een sessie of Websitebezoek, tot zo lang als jouw toestemming niet wordt ingetrokken. – Technische informatie wordt in ieder geval verwijderd of gepseudonimiseerd (i) wanneer je jouw toestemming intrekt; en (ii) 12 maanden na het verzamelen van de gegevens. – Voor informatie over de bewaartermijn van persoonsgegevens die via cookies worden verwerkt, verwijzen wij naar ons cookiebeleid op onze Website. |
| Voor direct marketingdoeleinden (zoals het verzenden van promotionele e-mails over onze diensten, functionaliteiten, speciale aanbiedingen, evenementen en andere informatie waarvan wij denken dat deze jou zou kunnen interesseren). | – Identificatie- en contactgegevens – Professionele gegevens – Technische gegevens – Gebruiksgegevens | Toestemming of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) De toestemming die je geeft is altijd vrij. Je hebt te allen tijde het recht om kosteloos je toestemming in te trekken door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@aceg.nl | – Zo lang als jouw toestemming niet wordt ingetrokken. – Je persoonsgegevens worden in ieder geval verwijderd zodra wij merken dat je contactgegevens niet langer in gebruik zijn. – Voor informatie over de bewaartermijn van persoonsgegevens die via cookies worden verwerkt, verwijzen wij naar ons cookiebeleid op onze Website. |
Uitvoering van ACEG’s boekhouding en (bedrijfs- )administratie (inclusief het opvolgen van betalingen en openstaande saldo’s) en voor het beheer van onze (klant)relatie en het afhandelen van eventuele klachten. | – Identificatie- en contactgegevens – Betaalgegevens – Alle aanvullende informatie die je met ons deelt (in verband met een vraag, klacht of geschil) | Uitvoering van een contract of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) | – Tot 10 jaar na afloop of beëindiging van onze (klanten)relatie. – Zolang als nodig voor de legitieme belangen van ACEG. |
| Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (waaronder het reageren op verzoeken van betrokkenen, het respecteren van jouw (toestemmings-) voorkeuren, het naleven van onze anti- witwas- en know-your- customer-verplichtingen en om de rechten van anderen te beschermen). | – Identificatie- en contactgegevens – Gebruiksgegevens – Betaalgegevens – Technische gegevens – Alle aanvullende informatie die je met ons deelt (in verband met een vraag, klacht of geschil) | Wettelijke verplichting | – Tot 10 jaar na het verstrijken of beëindigen van onze relatie. – Zo lang als wettelijk vereist is. |
| – Andere persoonsgegevens (dit is afhankelijk van de relevante wettelijke verplichting) |
Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijn kan je altijd een e-mail sturen naar: dpo- contact@aceg.nl.
Wanneer je persoonsgegevens van derden met ons deelt, garandeer je dat je deze derden geïnformeerd hebt en de toestemming hebt verkregen of beschikt over een andere rechtsgrond om de persoonsgegevens van die derde met ons te delen.
Onze Website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring op onze Website.
Om de doeleinden die hierboven in sectie 4 staan beschreven te verwezenlijken, is het soms nodig dat wij jouw persoonsgegevens delen met volgende derden:
Op verzoek zullen wij je zo snel mogelijk informeren over de derden met wie jouw persoonsgegevens zijn gedeeld door je een meer gedetailleerde lijst te verstrekken.
Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens openbaar maken indien dit wettelijk verplicht is, of indien wij te goeder trouwvaststellen dat een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is tijdens een juridisch geschil of om onze rechten te beschermen.
Onze verwerkers en subverwerkers handelen altijd onder onze verantwoordelijkheid. Als wij (sub)verwerkers inschakelen, zal dit altijd gebeuren in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en die jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt. Als wij jouw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven delen, zorgen wij voor passende waarborgen om de integriteit en vertrouwelijkheid ervan te beschermen.
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan (sub)verwerkers, werknemers en andere derden op basis van het “need-to-know”-principe, beperkt tot de mate die nodig is voor de uitvoering van hun diensten.
In principe geven wij jouw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), tenzij je buiten de EER bent gevestigd en onze Website of platform bezoekt buiten de EER. Het is ook mogelijk dat we via onze verwerkers of subverwerkers jouw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen we jouwpersoonsgegevens alleen doorgeven buiten de EER in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en mits passende waarborgen.
Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de specifieke mechanismen die we gebruiken bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.
ACEG kan jouw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing doeleinden. Zo kan ACEG je op de hoogte houden vanhaar producten, updates, evenementen, enz. Indien van toepassing, geef je hiervoor in principe altijd op voorhand jouw uitdrukkelijke toestemming (tenzij deze verwerking gebaseerd kan worden op ACEG haar gerechtvaardigde belangen). Je kante allen tijde en kosteloos deze toestemming intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, waaronder profilering.
Je hebt te allen tijde het recht om je kosteloos te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden (inclusief profilering), voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing, door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@aceg.nl.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te vervullen en in lijn met debewaartermijnen die uiteengezet worden in artikel 4 van deze privacy policy, waaronder om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. We kunnen jouw persoonsgegevens langer bewaren in het geval van een klacht of als we redelijkerwijs van mening zijn dat er een juridisch geschil in het verschiet ligt met betrekking tot onze relatie.
Daarna zijn jouw persoonsgegevens mogelijks nog terug te vinden in onze back-ups of archieven, maar zullen deze niet langeractief verwerkt worden in een bestand. Dergelijke back-ups of archieven worden automatisch verwijderd in overeenstemming met ons back-up- en archiveringsbeleid.
De toepasselijke bewaartermijnen staan vermeld in de tabel onder artikel 4.
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen, waarborgen en garanties geïmplementeerd om jouwpersoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, in het bijzonder om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, of ongeoorloofde wijziging of vernietiging.
Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de specifieke maatregelen die worden genomen door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@aceg.nl.
Ondanks de door ons genomen maatregelen, moet je ervan bewust zijn dat er altijd risico’s verbonden zijn aan hetverzenden van persoonsgegevens via het internet. De beveiliging en bescherming van jouw persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd, noch kunnen wij garanderen dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn deze maatregelen te omzeilen of jouw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.
Binnen de grenzen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving heb je de volgende rechten:
Het uitoefenen van jouw rechten is in principe kosteloos. Enkel in geval van onredelijke of herhaaldelijke verzoeken behouden wij ons het recht voor een redelijk administratief bedrag aan te rekenen. We informeren je steeds van het bedrag vooraleer we het aanrekenen.
Je kan jouw rechten uitoefenen door ons te contacteren via: dpo-contact@aceg.nl.
Om je zo efficiënt mogelijk te kunnen helpen, vragen we je steeds te specifiëren welk recht je wenst uit te oefenen en jouw verzoek zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Houd er rekening mee dat we in sommige gevallen bijkomende informatiezullen opvragen om er zeker van te zijn dat we de informatie aan de juiste persoon bezorgen.
Indien je ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen zullen we binnen één (1) maand antwoorden. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximaal drie (3) maanden), maar informeren we je binnen de maand over de redenen waarom.
Indien je van mening bent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet conform de ToepasselijkGegevensbeschermingswetgeving gebeurt, heb je het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar je gewoonlijk verblijft, jouw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk op de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving is begaan.
Wij zouden echter graag de kans krijgen om jouw bezorgdheden op te lossen voordat je je tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wendt. Wij verzoeken je dan ook vriendelijk om in eerste instantie contact met ons op te nemen via dpo-contact@aceg.nl.
Onze Website kan links bevatten naar applicaties en websites van derden. Wanneer je via onze Website zou worden doorverwezen naar een andere website, platform of applicatie kunnen er andere voorwaarden, privacy- en cookieverklaringenvan toepassing zijn. ACEG is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze applicaties en websites en is niet verantwoordelijk voor de privacy standaarden en praktijken van die derdepartij. Wij raden je aan om de relevante privacy- en cookieverklaring van deze derden te lezen voordat je hun cookiesaccepteert en hun applicaties en/of websites bezoekt, om jezelf ervan te verzekeren dat jouw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn.
Indien wij jouw persoonsgegevens op een rechtmatig wijzig hebben doorgegeven aan een derde (die geen (sub)verwerker van ons is), zijn wij niet aansprakelijk voor enige onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.
ACEG is in elk geval enkel aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het verwerken van persoonsgegevens indien zij niet voldeed aan de specifieke verplichtingen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving. ACEG zal in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor enige bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen.
We kunnen deze verklaring te allen tijde wijzigen. Alle wijzigingen die wij aanbrengen in deze verklaring zullen worden aangekondigd op onze Website. De datum van de meest recente versie is zichtbaar onderaan en bovenaan deze policy. Bekijk deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen die op u van invloed kunnen zijn.
Gewijzigde versies van deze verklaring treden in werking veertien (14) dagen na publicatie ervan op de Website en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd. Indien wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste zullen zulke wijzigingen onmiddellijk in werking treden.
Deze privacy policy wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving.
De rechtbanken van Brussel (Nederlandstalige afdeling) zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze privacy policy, onverminderd het recht van de consumentom een geschil voor te leggen aan een bevoegde rechtbank op basis van een dwingende wettelijke bepaling.
Laatst bijgewerkt: Maart 31 2025
